E-Signature: ยกระดับมาตรฐานการจัดการข้อมูล PDPA ในองค์กร ปี 2025
E-Signature จะเข้ามาปลดล็อกศักยภาพองค์กรของคุณให้ก้าวไปข้างหน้าอย่างมั่นคงและยั่งยืนได้อย่างไร
คุณเคยเสียโอกาสทางธุรกิจ เพราะต้องรอเอกสารสัญญาเดินทางไปมาระหว่างแผนกหรือไม่? หรือในอีกมุมหนึ่ง คุณเคยเผชิญกับความล่าช้าในการอนุมัติเอกสารสำคัญที่ส่งผลกระทบต่อการให้บริการประชาชนหรือไม่? ไม่ว่าคุณจะอยู่ในองค์กรที่มุ่งหวังผลกำไร หรือหน่วยงานที่ยึดมั่นภารกิจเพื่อส่วนรวม ความจริงในยุคดิจิทัลมีอยู่สองข้อที่เหมือนกัน ความเร็วคือความได้เปรียบ และ ความปลอดภัยของข้อมูลคือรากฐานของความไว้วางใจ ปัญหาเหล่านี้ไม่ได้เกิดจากความไม่ตั้งใจ แต่เป็นสัญญาณว่าเครื่องมือและกระบวนการที่เราคุ้นเคยกำลังจะล้าสมัย
ความล่าช้าคือต้นทุนของทุกองค์กร
ลองนึกภาพวงจรการอนุมัติเอกสารหนึ่งฉบับ: พิมพ์ > ส่ง > รอ > เซ็น > สแกน > เก็บเข้าแฟ้ม ไม่ว่าเอกสารนั้นจะเป็น “สัญญาทางธุรกิจ” หรือ “เอกสารจัดซื้อจัดจ้างของหน่วยงานรัฐ” ปลายทางของมันคือความล่าช้าที่สร้างต้นทุนมหาศาล ทั้งในรูปของตัวเงิน เวลา และที่สำคัญที่สุดคือ “โอกาส” ที่สูญเสียไปสำหรับภาคธุรกิจ นั่นอาจหมายถึงการปิดดีลไม่ทันคู่แข่ง สำหรับหน่วยงานบริการประชาชน นั่นอาจหมายถึงการจัดหาทรัพยากรที่จำเป็นล่าช้าลง
เทคโนโลยี E-Signature เข้ามาทำลายวงจรที่ล่าช้านี้โดยสิ้นเชิง ช่วยให้การอนุมัติเกิดขึ้นได้จากทุกที่ ทุกเวลา ไม่เพียงแต่ช่วยเร่งความเร็วในการตัดสินใจทางธุรกิจ แต่ยังช่วยลดขั้นตอนและเพิ่มความโปร่งใสให้กับการดำเนินงานของภาครัฐ ยกระดับทั้งประสิทธิภาพและภาพลักษณ์ขององค์กรไปพร้อมกัน
ข้อมูลที่น่าสนใจ: ผลการศึกษา "The Total Economic Impact™ Of Adobe Sign" ที่จัดทำโดย Forrester Consulting (หน้า 9) พบว่า องค์กรที่เปลี่ยนมาใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) สามารถลดรอบเวลา (Cycle Time) ในการอนุมัติเอกสารโดยเฉลี่ยจาก 7 วัน เหลือเพียง 2 ชั่วโมง ซึ่งคิดเป็นการลดลงของเวลารวมถึง 96%.
เมื่อความเสี่ยงมีต้นทุนสูงขึ้นทุกปี
ข้อมูลคือทรัพย์สินที่ล้ำค่าที่สุด ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลทางการเงินของบริษัท, รายชื่อลูกค้า, ข้อมูลพนักงาน, หรือข้อมูลสุขภาพที่อ่อนไหวของประชาชนในความดูแลของหน่วยงานรัฐ การเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้ในคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ที่สำนักงานเพียงอย่างเดียว เปรียบเสมือนการวางระเบิดเวลาไว้กลางองค์กร ที่พร้อมจะเสียหายจากทุกปัจจัย ไม่ว่าจะเป็นการชำรุด, ภัยธรรมชาติ, หรือภัยไซเบอร์อย่าง ไวรัสเรียกค่าไถ่ (Ransomware) การรั่วไหลของข้อมูลสำหรับภาคเอกชน คือความเสียหายต่อแบรนด์และอาจนำไปสู่การฟ้องร้องเรียกค่าเสียหายมหาศาล สำหรับภาครัฐ มันคือการสั่นคลอน “ความไว้วางใจ” ที่ประชาชนมีให้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ประเมินค่าไม่ได้
Cloud Storage ที่ได้มาตรฐานความปลอดภัยสูง จึงไม่ใช่แค่ ‘ที่เก็บไฟล์’ แต่เป็น ห้องนิรภัยดิจิทัล สำหรับข้อมูลสำคัญของทุกองค์กร ที่มีการเข้ารหัสข้อมูล, สำรองข้อมูลอัตโนมัติ, และบริหารจัดการโดยผู้เชี่ยวชาญ เพื่อลดความเสี่ยงและสร้างความมั่นใจในการปฏิบัติตามกฎหมาย PDPA
สถิติที่น่าตกใจล่าสุด: รายงาน "Cost of a Data Breach Report 2024" จาก IBM (หน้า 5, 8) เปิดเผยว่า ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยของข้อมูลรั่วไหลทั่วโลกได้พุ่งสูงขึ้นแตะระดับ 4.88 ล้านดอลลาร์สหรัฐ ซึ่งเป็นการเพิ่มขึ้นถึง 10% จากปีก่อนหน้าและเป็นอัตราการเพิ่มที่สูงสุดนับตั้งแต่ช่วงการระบาดใหญ่ และที่สำคัญ ข้อมูลเหล่านี้ยังคงอยู่ภายใต้บังคับของ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ที่ทุกองค์กรต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด
เลือกผู้ให้บริการอย่างไรที่ใช้ได้กับทุกองค์กร
เมื่อความเร็วและความปลอดภัยคือเป้าหมายร่วมกัน การเลือกผู้ให้บริการที่ใช่จึงเป็นเรื่องสำคัญ นี่คือ Checklist กลางที่ทุกองค์กรสามารถนำไปใช้พิจารณาได้
- ที่ตั้งของ Data Center: ศูนย์ข้อมูลตั้งอยู่ในประเทศไทยหรือไม่? เพื่อความรวดเร็วสูงสุดในการเข้าถึงและอยู่ภายใต้กฎหมายไทย
- มาตรฐานความปลอดภัย: ได้รับการรับรองมาตรฐานสากล เช่น ISO/IEC 27001, 27701
- ทีมงานสนับสนุน: มีทีมงานคนไทยที่เข้าใจบริบทและพร้อมให้ความช่วยเหลือ
- ความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ: องค์กรมีความมั่นคงและพร้อมจะเติบโตไปพร้อมกับเราในระยะยาว
ในฐานะผู้ให้บริการโทรคมนาคมแห่งชาติ NT (National Telecom) เข้าใจถึงความต้องการและข้อกังวลที่แตกต่างกันของทั้งภาคธุรกิจและหน่วยงานรัฐ เราจึงได้พัฒนาโซลูชัน NT Cloud และบริการเสริมขึ้น โดยยึดหลักการข้างต้นเป็นหัวใจสำคัญ เพื่อให้บริการเทคโนโลยีระดับโลกที่เข้าใจบริบทของคนไทยอย่างแท้จริง
หากคุณสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมว่าเทคโนโลยีเหล่านี้จะเข้ามาช่วยยกระดับองค์กรของคุณได้อย่างไร ทีมผู้เชี่ยวชาญของ NT พร้อมให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย เพื่อช่วยประเมินความต้องการและแนะนำโซลูชันที่เหมาะสมที่สุดสำหรับพันธกิจของคุณ
