การสื่อสารด้วยโทรศัพท์ถือเป็นการสื่อสารที่ง่าย สะดวกและรวดเร็ว ยิ่งในปัจจุบัน โทรศัพท์มือถือประเภท Smart Phone มีฟังก์ชันที่หลากหลายมากกว่าแค่การโทรออกและรับสาย แต่สามารถทำกิจกรรมอื่น ๆ เช่น การทำธุรกรรมด้านการเงิน การเช็คอีเมล การดูหนัง การฟังเพลง หรือการใช้เว็บไซต์ Social Media ต่าง ๆ ได้อีกด้วย
สำหรับองค์กรหรือหน่วยงานต่างๆ โทรศัพท์เป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญอันดับต้น ๆ เช่นเดียวกัน ถึงแม้ว่าจะมีการใช้ช่องทางสื่อสารอื่นๆ ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตในการติดต่อสื่อสารกันก็ตาม เนื่องจากโทรศัพท์ใช้งานได้ง่าย สะดวกกับคนทุกเพศทุกวัย รวมทั้งยังสามารถสร้างความน่าเชื่อถือให้แก่องค์กรในแง่ของสถานที่ตั้งที่เป็นหลักแหล่งแน่นอน มีเบอร์โทรพื้นฐานอย่างเบอร์ 02 ทำให้ลูกค้ามั่นใจในตัวองค์กร
PBX หรือ Cloud PBX ที่ตอบโจทย์องค์กรของคุณ
สำหรับองค์กรที่มีการใช้งานเลขหมายโทรศัพท์จำนวนมาก ส่วนใหญ่จะใช้งานผ่านระบบบริหารจัดการคู่สายภายในภายนอกคือ ระบบ PBX (Private Branch Exchange) หรือที่เรียกกันว่า ตู้สาขาโทรศัพท์ เป็นระบบชุมสายโทรศัพท์ย่อย ทำให้หน่วยงานนั้น ๆ มีเบอร์ต่อหรือเบอร์ภายในเป็นของตนเองเพื่อใช้ในการสื่อสารภายในองค์กร และสามารถเชื่อมต่อกับโทรศัพท์ภายนอกที่ต้องการโทรเข้ามายังแผนกต่าง ๆ ภายในหน่วยงานนั้นได้ [1] โดยระบบ PBX จะแบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้ [2]
- Switching PBX ตู้สาขาโทรศัพท์แบบอนาล็อก เป็นตู้สาขาโทรศัพท์แบบดั้งเดิมซึ่งมีจำนวนการใช้งานมากที่สุดในปัจจุบัน โดยจะมีลักษณะเป็นกล่องหรือตู้ ภายในจะบรรจุสัญญาณโทรศัพท์เอาไว้ตามจำนวนเบอร์ต่อภายในของสำนักงาน หากเกิดไฟฟ้าขัดข้องจะต้องใช้เวลาในการซ่อมแซมนาน ต้องมีการบำรุงรักษาตู้สาขาอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งหากในกรณีที่ต้องย้ายสำนักงานจะต้องมีการติดตั้งใหม่และเสียค่าใช้จ่ายในการเดินสัญญาณโทรศัพท์ ซึ่งมีแนวโน้มว่าจะมีการใช้งานที่ลดลงเนื่องจากมีความยุ่งยากในการดูแลรักษาและซ่อมแซม
- IP-PBXตู้สาขาโทรศัพท์แบบดิจิทัล จะใช้งานง่ายกว่าตู้สาขาโทรศัพท์แบบอนาล็อก มีสายแลนเพื่อทำการเชื่อมต่อกับเครือข่ายอินเทอร์เน็ตทดแทนการใช้สายโทรศัพท์แบบเก่า แต่จำเป็นต้องมีการติดตั้งกล่องสัญญาณ IP-PBX เพื่อทำการเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ต่างๆ ที่จำเป็นในการสื่อสาร เช่น เชื่อมต่อกับสายแลนเพื่อจ่ายสัญญาณโทรศัพท์ไปอุปกรณ์สื่อสารของสำนักงานทั้ง IP Phone, Soft Phone, หรือ Fax เป็นต้น
- Cloud PBX ตู้สาขาโทรศัพท์บน Cloud เป็นระบบโทรศัพท์สำนักงานที่ทำงานผ่านอินเทอร์เน็ต โดยเป็นการเช่าใช้ระบบจากผู้ให้บริการเช่าใช้ ซึ่งมีข้อดีหลายประการ เช่น ไม่ต้องติดตั้งตู้สาขาโทรศัพท์ ไม่ต้องติดตั้งอุปกรณ์ใด ๆ ไม่ต้องติดตั้งสายโทรศัพท์ใหม่เพราะเป็นการเชื่อมต่อผ่านระบบ Cloud ไม่มีค่าบำรุงรักษาหรือซ่อมแซมตู้ นอกจากนี้ ยังสามารถกำหนดเลขหมายภายในของแต่ละแผนก รวมไปถึงกำหนดคู่สายในการโทรเข้าและออกได้อย่างยืดหยุ่นอีกด้วย
ความแตกต่างระหว่างระบบโทรศัพท์ Cloud PBX และ PBX มีดังนี้
| ประเด็นสำคัญ | Cloud PBX | PBX |
| การลงทุน | ผู้ให้บริการเช่าใช้เป็นผู้ลงทุนระบบ | ผู้ใช้บริการเป็นผู้ลงทุนระบบ |
| ค่าใช้จ่าย | ค่าใช้จ่ายมีเพียงค่าเช่าระบบ Cloud PBX | มีค่าใช้จ่ายจำนวนมากเช่น ค่าอุปกรณ์ ค่าบำรุงรักษา IT |
| การปรับปรุงระบบ Redundancy | ผู้ให้บริการเช่าใช้มีการปรับปรุงระบบให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา มีระบบ Redundancy | ต้องมีค่าใช้จ่ายในการ Update ระบบให้ทันสมัย และลงทุนการทำ Redundancy |
| การใช้งานระบบ | สามารถใช้งานระบบได้ทุกที่ผ่านอินเทอร์เน็ต กรณีมีหลายสาขา ไม่ต้องลงทุน PBX หลายชุด สามารถใช้งานผ่าน Cloud PBX ชุดเดียวกันได้ | การใช้งานระบบต้องใช้งานผ่านระบบ PBX ที่สำนักงานออฟฟิศ ไม่สามารถนำเลขหมายไปใช้งานที่อื่นได้ กรณีมีสำนักงานมีหลายสาขา ต้องลงทุน PBX ทุก ๆ สาขาที่ต้องการใช้งาน |
จากความแตกต่างของระบบโทรศัพท์ Cloud PBX และ PBX จะเห็นได้ว่านอกจากจะลดความยุ่งยากในการติดตั้งระบบโทรศัพท์แล้ว องค์กรยังสามารถประหยัดงบประมาณในการบำรุงรักษาและการซื้ออุปกรณ์ติดตั้งอื่น ๆ อีกด้วย นอกจากนี้แล้ว การใช้ระบบโทรศัพท์ Cloud PBX ยังมีประโยชน์ด้านอื่น ๆ อีกเช่น มีการติดตั้งระบบเร็วไม่ต้องเดินสายเพิ่มเติมหากจุดไหนมีสายแลนก็สามารถใช้งานได้ทันที, สามารถโทรเข้าหรือออก ดูการทำงาน เช็กข้อความเสียง ดูรายงานระบบได้ตลอดเวลา, เพิ่มหรือลดขนาดของจำนวนคู่สายได้ตามขนาดของธุรกิจ, เปลี่ยนเสียงตอบรับอัตโนมัติ (IVR) ได้ง่ายตามความต้องการ และกำหนดเสียงวันหยุด วันทำงาน โปรโมชั่น เสียงรอสายได้ง่ายและสะดวก เป็นต้น [3]
Cloud PBX กับโรงเรียนทันสมัย
นอกจากระบบโทรศัพท์ Cloud PBX จะใช้กันอย่างแพร่หลายในวงการธุรกิจแล้ว ในแวดวงการศึกษาอย่างโรงเรียนหรือสถาบันการศึกษาต่าง ๆ ก็นิยมหันมาใช้ระบบโทรศัพท์ Cloud PBX กันพอสมควร เนื่องจากคุณสมบัติที่ดีหลายประการของระบบโทรศัพท์ Cloud PBX ที่กล่าวมาแล้วข้างต้น NT รัฐวิสาหกิจด้านการสื่อสารและโทรคมนาคม จากการควบรวมกิจการของ TOT และ CAT ทำให้ NT เป็นบริษัทที่มีเครือข่ายการสื่อสารที่ครบวงจรที่สุด NT ได้มีการพัฒนาระบบโทรศัพท์ Cloud PBX ให้มีประสิทธิภาพ และมีบริการหลังการขายที่พร้อมสนองตอบความต้องการของทุกองค์กรรวมทั้งองค์กรด้านการศึกษา ซึ่งได้มีหลายสถาบันการศึกษาที่ได้ไว้วางใจและให้ NT เข้าไปดูแลเรื่องระบบโทรศัพท์ภายในโรงเรียน ยกตัวอย่างเช่น โรงเรียนพรตพิทยพยัต กรุงเทพมหานคร ซึ่งเป็นโรงเรียนระดับชั้นมัธยมศึกษาขนาดใหญ่ มีนักเรียนระดับมัธยมศึกษาปีที่ 1-6 ชั้นละ 12 ห้อง จำนวนมากกว่า 2,900 คน โดยคุณปิยพงษ์ กระเวณกิจ รองผู้อำนวยการงานกลุ่มบริหารทั่วไป โรงเรียนพรตพิทยพยัต กล่าวว่า
“สมัยก่อนโรงเรียนเราใช้ระบบโทรเข้าเบอร์กลางแล้วใช้ระบบสายเชื่อมไปเป็นโทรศัพท์ภายในปกติ ซึ่งมีความยุ่งยากและเป็นคอขวด แต่ในปัจจุบันโรงเรียนได้เปลี่ยนมาใช้บริการ IP Phone VPBX จาก NT ซึ่งสามารถเชื่อมระบบการโอนสายผ่านระบบ Cloud โดยเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตจาก Leased Line Internet ที่ NT มีให้บริการอีกเช่นกัน ทำให้ปัจจุบันการโทรหาและโอนสายภายในได้สะดวกมากขึ้น ที่สำคัญค่าใช้จ่ายก็ลดลงเป็นอย่างมาก”
บริการ Cloud PBX ที่ NT มอบให้
NT มีบริการ Cloud PBX ที่สถาบันการศึกษาหรือหน่วยงานอื่น ๆ สามารถเลือกได้ตามความต้องการ ได้แก่ Standard และ Premium Feature โดยแต่ละแพคเกจมีความรายละเอียด ดังนี้
| Standard | Premium Feature |
| Greeting: เสียงประกาศข้อความต้อนรับ | Voice Record: ระบบบันทึกเสียงอัตโนมัติ |
| ACD: การกำหนดรูปแบบการกระจายสายโทรศัพท์ | Real-time Monitor: ระบบแสดงข้อมูลสถานะให้บริการแบบ Real-time |
| Audio Text: เสียงประกาศข้อมูลอัตโนมัติ | Post call Survey |
| Voicemail to Email: ระบบฝากข้อความเสียงอัตโนมัติผ่าน e-mail | |
| Call Flow: การกำหนดช่วงเวลาในการให้บริการ | |
| Conference & Transfer call: การประชุมสายโทรศัพท์และการโอนสาย | |
| Report: รายงานแสดงข้อมูลการใช้งานโทรศัพท์ |
นอกจากแพคเกจที่คุ้มค่าที่ทาง NT มอบให้แล้ว NT ยังได้จัดทีมงามผู้เชี่ยวชาญเพื่อดูแลลูกค้าหลังการขาย โดยมีบริการ 3 รูปแบบ พร้อมที่จะดูแลลูกค้าทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง ได้แก่
- Counseling Service เป็นบริการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการจัดทำระบบและการออกแบบเมนูการทำงานของระบบ Call Centre
- Onsite Service เป็นบริการจัดทำและแก้ไขปัญหาระบบขัดข้อง ณ จุดติดตั้งและใช้งานระบบ
- Support Service เป็นบริการตรวจสอบแก้ไขระบบที่ขัดข้อง ด้วยโปรแกรมควบคุมระยะไกล (Remote Support)
หากต้องการคำแนะนำเบื้องต้นหรือมีข้อสงสัย รวมถึงต้องการปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ สามารถติดต่อสอบถามผ่านช่างทาง Facebook Page : NT shop กรุงเทพฯ และปริมณฑล หน้าเว็บไซต์ https://nt-metro-service.com/ หรือติดต่อผ่านช่องทาง ID LINE @NTSMESolutionBKK
แหล่งอ้างอิง
[1] https://bit.ly/3BgoKMT
[2] https://bit.ly/3VSL0UX
[3] https://www.mnc.co.th/cloud-ip-pbx/
