ปัจจุบันการสื่อสารถือว่าเป็นปัจจัยสำคัญอันดับต้น ๆ ที่จะทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ หรือทำให้หน่วยงานภาครัฐบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ ซึ่งการสื่อสารในยุคนี้ หลาย ๆ องค์กรได้หันมาสนใจและใช้เทคโนโลยี Cloud กันมากขึ้น ในบทความนี้จะมาแนะนำเรื่อง Cloud ให้ทุกท่านรู้จักกัน
Cloud คืออะไร
Cloud ย่อมาจาก “Cloud Computing” หมายถึง การเช่าซอฟต์แวร์ ระบบ และทรัพยากรของเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ให้บริการ (Host) ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เพื่อนำมาใช้ในการทำงาน โดยที่ไม่จำเป็นต้องลงทุนซื้อ Hardware และ Software เองทั้งระบบ อีกทั้งไม่ต้องวางระบบเครือข่ายเอง ช่วยประหยัดงบประมาณในส่วนนี้ลงไปมาก รวมทั้งระบบจะได้รับการอัพเกรดให้ทันสมัยอย่างต่อเนื่องจากผู้ให้บริการ [1]
ประเภทของ Cloud
1.Public Cloud
เป็นบริการ Cloud ที่ปล่อยให้บริษัทต่าง ๆ มาเช่าใช้งาน มีความสะดวกและง่าย พบเห็นได้ทั่วไป เช่น Microsoft Azure, Google Cloud, IBM Cloud เป็นต้น
2. Private Cloud
เป็นระบบ Cloud ที่สร้างโดยองค์กรที่เป็นเจ้าของ จะมีความปลอดภัยสูง แต่อาจจะเสียค่าใช้จ่ายมากและค่อนข้างมีความยากในการสร้าง
3. Hybrid Cloud
เป็นลักษณะการใช้งานโดยการผสมจุดเด่นของ Cloud ทั้ง 2 แบบ เนื่องจาก Public Cloud จะมีประสิทธิภาพกว่าในเรื่องการทำงานเพราะพัฒนาโดยผู้เชี่ยวชาญ แต่ Private Cloud จะมีความปลอดภัยกว่า เพราะนำมาใช้ในการเก็บข้อมูลอย่างเดียว
4. Multi-cloud
เป็นการทำงานร่วมกันของคลาวด์ที่ผสมระหว่าง 2 ผู้ให้บริการ ต่างจาก Hybrid Cloud ที่ใช้ร่วมกันระหว่าง คลาวด์ส่วนตัว และจากผู้ให้บริการ
จากข้อดีหลายประการ Cloud จึงถูกนำมาใช้กับระบบโทรศัพท์สำนักงานด้วย เรียกเทคโนโลยีนี้ว่า “Cloud PBX” ซึ่งในปัจจุบันมีหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชนหันมาให้ความสนใจและใช้ระบบนี้กันอย่างแพร่หลาย
เปรียบเทียบ Cloud PBX และ PBX
Cloud PBX ไม่ใช่แค่สะดวก แต่มีศักยภาพมากกว่า
Cloud PBX คือ ระบบโทรศัพท์ที่ใช้ทั้งภายในและภายนอกองค์กร เป็นระบบที่ต่อยอดมาจากระบบ PBX หรือตู้โทรศัพท์สาขา ซึ่งระบบนี้มีจุดเด่นหลายประการไม่ว่าจะเป็นประสิทธิภาพที่ดีกว่าระบบเดิม ลดขั้นตอนความยุ่งยากในเรื่องการดูแลรักษาระบบ สะดวกรวดเร็ว ใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา และประหยัดค่าใช้จ่ายได้ 65% เมื่อเทียบกับระบบ PBX เดิม
| ข้อดี | Cloud PBX | PBX |
| การลงทุน | ผู้ให้บริการเช่าใช้เป็นผู้ลงทุนระบบ | ผู้บริการเป็นผู้ลงทุนระบบ |
| ค่าใช้จ่าย | ค่าใช้จ่ายมีเพียงค่าเช่าระบบ Cloud PBX | ค่าใช้จ่ายจำนวนมาก เช่น ค่าอุปกรณ์ ค่าบำรุงรักษา IT |
| การปรับปรุงระบบ Redundancy | ผู้ให้บริการเช่าใช้มีการปรับปรุงระบบให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา มีระบบ Redundancy | ลงทุนอัพเดทระบบให้ทันสมัย และลงทุนการทำ Redundancy |
| การใช้งานระบบ | สามารถใช้งานระบบได้ทุกที่ผ่านอินเทอร์เน็ต กรณีมีหลายสาขา ไม่ต้องลงทุน PBX หลายชุด สามารถใช้งานผ่าน Cloud PBX ชุดเดียวกันได้ | การใช้งานระบบต้องใช้งานผ่านระบบ PBX ที่สำนักงานออฟฟิศ ไม่สามารถนำเลขหมายไปใช้งานที่อื่นได้ กรณีมีหลายสาขา ต้องลงทุน PBX ทุก ๆ สาขาที่ต้องการใช้งาน |
นอกจากข้อดีดังที่ได้กล่าวมาแล้ว ความสะดวกของการใช้ Cloud PBX ก็เป็นอีกแรงจูงใจหนึ่งที่ทำให้องค์กรหันมาใช้ระบบนี้กันมากขึ้น เนื่องจากในอดีตระบบ PBX จะสามารถเชื่อมต่อได้แค่อุปกรณ์หัวเครื่องโทรศัพท์ประจำบริษัทเท่านั้นเพราะเป็นการเชื่อมต่อผ่านตู้โทรศัพท์สาขา ทำให้การเข้าใช้งานถูกจำกัดเฉพาะจุด ยิ่งองค์กรไหนมีสถานที่ตั้งแบ่งออกเป็นหลายสาขา องค์กรนั้นก็ต้องมีการลงทุนเรื่องตู้โทรศัพท์สาขามากขึ้น แต่สำหรับ Cloud PBX ซึ่งมีการทำงานผ่านระบบ Cloud ทำให้การเชื่อมต่อมีความยืดหยุ่นมากเพียงแค่มีระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตก็สามารถใช้งานได้แล้ว อีกทั้งยังสามารถทำงานผ่านอุปกรณ์สื่อสารอื่น ๆ ได้ด้วย เช่น Tablet, Smart Phone, และ PC เป็นต้น ดังนั้น ผู้ใช้บริการจึงสามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา
Cloud PBX เหมาะกับองค์กรแบบไหนบ้าง
คำถามที่ตามมาคือ องค์กรหรือหน่วยงานลักษณะไหนที่เหมาะกับการใช้ Cloud PBX ปัจจัยที่ทำให้องค์กรเลือกใช้โทรศัพท์สำนักงานผ่านระบบ Cloud PBX จะมีเป้าหมายดังนี้
1. องค์กรที่ต้องการระบบโทรศัพท์ที่ดี โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการลงทุนติดตั้งตู้สาขาในราคาสูง
2. องค์กรที่ต้องการลดปัญหาเรื่องการบำรุงรักษา (Maintenance) ระบบโทรศัพท์แบบเดิม ๆ มีทีมงานผู้เชี่ยวชาญช่วยดูแล
3. องค์กรที่ต้องการความน่าเชื่อถือในทางธุรกิจและภาพลักษณ์องค์กร
4. องค์กรที่ต้องการเบอร์พื้นฐาน 02 หรือเบอร์พื้นฐานในจังหวัดต่าง ๆ และระบบตอบรับอัตโนมัติ
5. องค์กรสมัยใหม่ ที่มีความยืดหยุ่นเรื่องเวลาและสถานที่ทำงานแต่ยังต้องการระบบโทรศัพท์ที่ใช้ทั้งภายในและภายนอกองค์กรที่มีประสิทธิภาพ
แนะนำ Cloud PBX Package ของ NT
ปัจจุบัน บริษัท โทรคมนาคมแห่งชาติ จำกัด (มหาชน) หรือ NT จากการควบรวมกิจการของ 2 บริษัทที่มีความเชี่ยวชาญและชำนาญด้านการสื่อสารโทรคมนาคมมาตลอดระยะเวลากว่า 65 ปี ทั้ง TOT และ CAT มีบริการ Cloud PBX ที่หน่วยงานหรือองค์กรสามารถเลือกได้ตามความต้องการ ได้แก่ Standard และ Premium Feature โดยแต่ละแพคเกจมีความรายละเอียด ดังนี้
| Standard | Premium Feature |
| Greeting: เสียงประกาศข้อความตอบรับ | Voice Record: ระบบบันทึกเสียงอัตโนมัติ |
| ACD: การกำหนดรูปแบบการกระจายสายโทรศัพท์ | Real-time Monitor: ระบบแสดงข้อมูลสถานะให้บริการแบบ Real-time |
| Audio Text: เสียงประกาศข้อมูลอัตโนมัติ | Post call Survey |
| Voice mail to E-mail: ระบบฝากข้อความเสียงอัตโนมัติผ่าน e-mail | |
| Call Flow: การกำหนดช่วงเวลาในการให้บริการ | |
| Conference & Transfer call: การประชุมสายโทรศัพท์และการโอนสาย | |
| Report: รายการแสดงข้อมูลการใช้งานโทรศัพท์ |
บริการหลังการขายของ NT Cloud PBX Service
นอกจากแพคเกจที่สามารถตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรได้แล้ว NT ยังมีบริการหลังการขายพร้อมดูแลผู้ใช้บริการตลอด 24 ชั่วโมงผ่านทีมดูแล NT Cloud PBX Service ซึ่งมีรูปแบบการบริการถึง 3 รูปแบบได้แก่
1. Counseling Service เป็นบริการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการจัดทำระบบและการออกแบบเมนูการทำงานของระบบ Call Centre
2. Onsite Service เป็นบริการจัดทำและแก้ไขปัญหาระบบขัดข้อง ณ จุดติดตั้งและใช้งานระบบ
3. Support Service เป็นบริการตรวจสอบแก้ไขระบบที่ขัดข้อง ด้วยโปรแกรมควบคุมระยะไกล (Remote Support)
สรุปเรื่อง Cloud PBX โดย NT
ด้วยความเชี่ยวชาญและการมีทีมงานที่มีความชำนาญ NT จึงมีหลายองค์กรที่ให้ความไว้วางใจให้ NT เข้าไปช่วยดูแลระบบ Cloud PBX เช่น โรงเรียนพรตพิทยพยัต จ.กรุงเทพฯ ที่ต้องดูแลนักเรียนกว่า 2,900 คน ซึ่งถือว่าเป็นโรงเรียนขนาดใหญ่ ดังนั้น ในเรื่องของการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกจึงเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะการสื่อสารภายในที่ต้องการความฉับไวในการทำงาน โดยคุณปิยพงษ์ กระเวณกิจ รองผู้อำนวยการกลุ่มบริหารทั่วไป โรงเรียนพรตพิทยพยัต ได้กล่าวไว้ว่า
“สมัยก่อนโรงเรียนเราใช้ระบบโทรศัพท์โทรเข้าเบอร์กลาง แล้วใช้ระบบสายเชื่อมไปเป็นโทรศัพท์ภายในปกติ ซึ่งมีความยุ่งยากและเป็นคอขวด แต่ในปัจจุบันโรงเรียนได้เปลี่ยนมาใช้บริการ IP Phone VPBX จาก NT ซึ่งสามารถเชื่อมระบบการโอนสายผ่านระบบ Cloud โดยเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตจาก Leased Line Internet ที่ NT มีให้บริการอีกเช่นกัน ทำให้ในปัจจุบันการโทรหาและโอนสายภายในได้สะดวกมากขึ้น ที่สำคัญค่าใช้จ่ายก็ลดลงเป็นอย่างมาก”
ด้วยบริการที่หลากหลาย NT จึงเป็นรัฐวิสาหกิจที่ได้รับความไว้วางใจจากองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนมาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหน่วยงานภาครัฐที่มีระบบการทำงานและงบประมาณที่มีความซับซ้อน NT จึงได้มีบริการดูแลหลังการขายอย่างใส่ใจและใกล้ชิด หากต้องการคำแนะนำเบื้องต้นหรือมีข้อสงสัย รวมถึงต้องการปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ สามารถติดต่อสอบถามผ่านช่างทางดังนี้
Facebook : NT shop กรุงเทพและปริมณฑล
Line: @NTSMESolutionBKK
Tel: 02-575-5151
แหล่งอ้างอิง
[1] https://sc2.kku.ac.th/office/sci-it/index.php/29-cloud-computing.html
[2] https://tips.thaiware.com/1658.html#cloud-computing-pros-or-benefits
