กิจกรรมประเภทหนึ่งที่ใช้ระยะเวลามากสำหรับหน่วยงานราชการทุกแห่ง ได้แก่ “งานจัดเก็บเอกสาร” เพราะมีความละเอียด ซับซ้อนและวุ่นวาย แต่ด้วยการการพัฒนาของอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลฮาร์ดดิสก์ (Hard Disk) ที่มีขนาดเล็กลง ราคาเข้าถึงได้ง่ายขึ้น เช่น Flash Drive หรือ External Hard Disk ซึ่งเรียกว่า “Physical Storage” โดยสามารถพกพาไปยังสถานที่ต่าง ๆ ได้ เพิ่มความสะดวกให้กับผู้ใช้งาน

            แต่ในสถานการณ์ที่มีข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บเพิ่มมากขึ้นแต่พื้นที่ในฮาร์ดดิสก์มีจำนวนจำกัด การแก้ปัญหาคือ ต้องทำการลบข้อมูลเดิมทิ้งทั้ง ๆ ที่บางครั้งเจ้าหน้าที่หรือผู้ปฏิบัติงานก็ไม่แน่ใจว่าควรจะลบหรือเก็บข้อมูลดังกล่าวไว้ รวมทั้งต้องใช้เวลาพอสมควรในการพิจารณาลบข้อมูลเดิมทิ้ง หรืออีกทางหนึ่งคือ ซื้ออุปกรณ์ฮาร์ดแวร์สำหรับจัดเก็บข้อมูลเพิ่มซึ่งก็ต้องใช้งบประมาณเพิ่มขึ้น อีกทั้งในบางครั้งการใช้ฮาร์ดดิสก์ขนาดพกพาก็อาจทำให้เกิดปัญหาได้เช่น การเก็บอุปกรณ์ดังกล่าวไม่ถูกวิธีทำให้อุปกรณ์นั้นเสื่อมสภาพเร็ว หรือแม้กระทั่งการนำเอาฮาร์ดดิสก์ขนาดพกพาติดตัวไปทำงาน จึงมีการพัฒนาเทคโนโลยีอีกขั้นเพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ โดยมีจุดแข็งที่ เจ้าหน้าที่สามารถเก็บข้อมูลไว้แบบออนไลน์ เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตเป็นสื่อกลางและล็อกอินเข้าใช้งาน ก็สามารถดึงข้อมูลออกมาใช้ได้ ซึ่งเรียกเทคโนโลยีนี้ว่า “Cloud Storage”

            Cloud Storage ไม่ใช่สิ่งใหม่ หลาย ๆ องค์กรได้มีการนำ Cloud Storage มาใช้ในการทำงานได้สักระยะหนึ่งแล้ว เนื่องด้วยความสะดวกในการใช้งานเมื่อเทียบกับการใช้ Flash Drive หรือ External Hard Disk โดยองค์กรสามารเลือกได้ว่าจะลงทุนเองหรือไม่ต้องลงทุนและดูแลระบบนี้เอง แต่จะเป็นผู้ให้บริการ หรือที่เรียกว่า Host เป็นผู้ดูแลระบบให้

มาทำความรู้จัก Cloud Storage กัน

            Cloud Storage คือการเก็บข้อมูลโดยใช้พื้นที่ออนไลน์บน Server ขนาดใหญ่ที่เรียกว่า Cloud ซึ่งเป็นของผู้ให้บริการ โดยใช้อินเทอร์เน็ตในการเชื่อมต่อ จึงทำให้ผู้ใช้งานสามารถเรียกใช้ข้อมูลหรืออัปโหลดข้อมูลต่างๆเข้าไปใน Cloud ได้ทุกที่ทุกเวลา อีกทั้งปัจจุบันในหลายบริษัทมีนโยบายให้พนักงานสามารถนำอุปกรณ์โมบายต่าง ๆ ของตนเอง (Bring Your Own Devices) มาใช้ในการทำงานมากขึ้น เช่น Smart Phone หรือ Tablet ซึ่งเป็นอีกปัจจัยสนับสนุนให้ปริมาณการใช้งานของ Cloud Storage เติบโตขึ้นอย่างรวดเร็ว ส่วนใหญ่แล้วผู้ให้บริการจะเป็นผู้ดูแลระบบ บำรุงรักษาทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูล ดูแลความปลอดภัยของข้อมูล นอกจากนี้ ผู้ให้บริการบางรายจะมีการรับประกันความสูญหายของข้อมูลหรือการสำรองข้อมูลอีกด้วย จากประโยชน์เหล่านี้ จึงทำให้หลาย ๆ องค์กรหันมาใช้ Cloud Storage ในการจัดเก็บข้อมูลมากขึ้น รวมถึงหน่วยงานภาครัฐ [2]

ทำไมทุกองค์กรควรใช้ Cloud Storage

            เมื่อรู้จักภาพรวมของ Cloud Storage แล้ว คราวนี้ลองมาดูข้อดีของระบบนี้กันว่าทำไมหลาย ๆ องค์กรจึงเลือกใช้ Cloud Storage แทนการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นแบบ Physical Storage [3]

            1. เมื่อข้อมูลที่จัดเก็บมีขนาดใหญ่เกินกว่าพื้นที่จัดเก็บ ผู้ใช้บริการสามารถแจ้งกับผู้ให้บริการเพิ่มขนาดพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลได้
            2. ในกรณีที่เป็น Physical Storage เช่น Flash Drive หรือ External Hard Disk อาจมีการสูญหายหรือเสื่อมสภาพการใช้งาน แต่สำหรับ Cloud Storage จะช่วยลดความเสี่ยงเหล่านี้ได้
            3. การใช้ Cloud Storage จะช่วยลดความเสี่ยงด้านการติดไวรัสคอมพิวเตอร์มากกว่าการใช้ Physical Storage
            4. การใช้ Cloud Storage จะมีความคุ้มค่ามากกว่าการจัดซื้ออุปกรณ์จัดเก็บไฟล์ประเภท Physical Storage เมื่อต้องซื้อจำนวนมาก
            5. ผู้ใช้บริการสามารถตั้งค่าความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล โดยกำหนดได้ทั้งการใช้งานแบบส่วนตัว หรือสาธารณะ หรือแบบให้ผู้อื่นร่วมใช้งานได้ด้วย
            6. ผู้ใช้บริการจะได้รับบริการเสริมต่าง ๆ เช่น การสำรองข้อมูล การรับประกันข้อมูลสูญหาย เป็นต้น

            จากข้อดีหลายประการตามที่กล่าวมานี้ หากหน่วยงานมีความต้องการใช้ Cloud Storage ก็ควรมีการพิจารณาเลือกผู้ให้บริการอย่างถ้วนถี่ และรอบคอบ ซึ่งหลักในการพิจารณาผู้ให้บริการ Cloud Storage อาจพิจารณาจาก [2]

            1. ระบบความปลอดภัย ในปัจจุบันเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลถือเป็นปัจจัยสำคัญลำดับต้น ๆ ในการทำงานของหน่วยงานต่าง ๆ ดังนั้น ผู้ใช้บริการควรมีการพิจารณาเรื่องมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลของผู้ให้บริการอย่างละเอียดถี่ถ้วน ว่าเป็นไปตามเกณฑ์ของมาตรฐานกลางที่เป็นที่ยอมรับหรือไม่
            2. พื้นที่การใช้งาน ผู้ใช้บริการควรมีการตรวจสอบว่าบริการที่จะเลือกใช้งานนั้น มีพื้นที่ใช้งานเพียงพอกับความต้องการของหน่วยงานของตนหรือไม่ รวมทั้งพิจารณาถึงความคุ้มค่ากับค่าบริการด้วย
            3. ฟังก์ชันการใช้งานที่หลากหลาย ผู้ใช้บริการควรเลือกใช้บริการของผู้ให้บริการที่มีฟังก์ชันที่สามารถตอบโจทย์ความต้องการของหน่วยงานได้ เช่น ความสามารถในการแชร์ไฟล์บน Storage ไปยังแอพพลิเคชั่นอื่น ๆ หรือความสามารถในการสร้างเอกสารต่าง ๆ บน Cloud Storage
            4. การรองรับหลายอุปกรณ์ ในปัจจุบันมีการใช้งานอุปกรณ์อื่น ๆ ที่ไม่ใช่คอมพิวเตอร์เพิ่มขึ้นอย่างมาก เช่น Smart Phone หรือ Tablet ผู้ใช้บริการจึงควรตรวจสอบว่าผู้ให้บริการมีบริการที่สามารถรองรับการใช้งานในทุกอุปกรณ์ที่ต้องการได้หรือไม่

            เมื่อพิจารณาข้อดีหลายประการ รวมทั้งมีหลักในการพิจารณาผู้ให้บริการ Cloud Storage แล้ว ผู้ใช้บริการก็ควรพิจารณาเลือกผู้ให้บริการที่มีคุณภาพ น่าเชื่อถือ ราคาที่เหมาะสม และมีบริการตรงตามความต้องการของผู้ใช้บริการ เพื่อให้การจัดเก็บข้อมูลและการทำงานต่าง ๆ บน Cloud Storage มีประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กร

            NT บริษัทโทรคมนาคมแห่งชาติ ที่ดำเนินงานมาอย่างยาวนานมากกว่า 65 ปี โดยมีความเชี่ยวชาญด้านการสื่อสารและโทรคมนาคม มีบริการ Cloud ด้านต่าง ๆ มากมายให้ผู้ใช้บริการสามารถเลือกได้ตามความต้องการ ได้แก่

            1. IDC & Cloud ให้บริการศูนย์ข้อมูลอินเทอร์เน็ตแบบครบวงจร ดูแลโดยทีมงานคุณภาพตลอด 24 ชั่วโมง มีระบบโครงข่ายอินเทอร์เน็ตขนาดใหญ่สามารถรองรับการเชื่อมข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่ บริการรับฝากอุปกรณ์ด้านดิจิทัล บริการ Cloud ในรูปแบบ Virtual Private Server (VPS) บริการรับฝากข้อมูลบน Cloud (Cloudbox) บริการรับฝากเว็บไซต์ และข้อมูลหลากหลายรูปแบบ มีระบบรักษาความปลอดภัยขั้นสูงตามมาตรฐานสากล ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการลงทุนด้าน IT

            2. Cloud Wan ให้บริการบริหารจัดการเครือข่ายระหว่างสำนักงานสาขา (Remote Office หรือ Branch Office) กับสำนักงานใหญ่ ผ่านอุปกรณ์ NT Cloud WAN BOX เพื่อใช้งานแอพพลิเคชั่นในองค์กร โดยอาศัยช่องทางเชื่อมต่อประเภทต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น Leased Line, IP VPN, FTTx หรือ 4G/LTE เหมาะกับหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชนที่มีการรับ-ส่งข้อมูลทั้งภายในและภายนอกเครือข่ายที่มีจำนวนมาก มีผู้เชี่ยวชาญคอยดูแลตลอด 24 ชั่วโมง โดยสามารถตรวจสอบและควบคุมการใช้งานและการแก้ไขปัญหาจากส่วนกลาง

            3. Cloud Conference เป็นระบบการประชุมทางไกลผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ผู้ใช้งานสามารถเข้าประชุมผ่านอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ หรือ Smart Phone ทั้งระบบ iOS และ Android

            4. Cloudbox เป็นพื้นที่สำหรับเก็บข้อมูลแบบออนไลน์ เก็บข้อมูลบนระบบ Cloud ที่มีเสถียรภาพและมีความปลอดภัยสูง สามารถป้องกันการโจมตีจากภายนอก และระบบตรวจสอบการเข้าถึงการใช้งาน ตรวจสอบกิจกรรมการใช้งานย้อนหลัง และคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมากมาย

            5. CCTV on Cloud บริการระบบกล้องโทรทัศน์วงจรปิดที่สามารถจัดเก็บข้อมูลบน Cloud โดยส่งผ่านอินเทอร์เน็ตมาจัดเก็บไว้บน Cloud ที่มีความปลอดภัยสูง รวมทั้งระบบ Stand Alone ที่ผู้ใช้บริการสามารถบริหารจัดการระบบและจัดเก็บข้อมูลบน Private Cloud ของผู้ใช้เองผ่านอุปกรณ์รักษาความปลอดภัยที่ได้มาตรฐาน

            6. IRIS Backup บริการสำรองข้อมูลที่ช่วยป้องกันและรักษาข้อมูลในคอมพิวเตอร์ ไม่ว่าจะเป็นภัยที่เกิดจากภัยพิบัติหรือเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด โดยสามารถกู้คืนโดยเลือกวันและเวลาได้ มีการตรวจสอบการจัดเก็บข้อมูลที่ซ้ำกันเพื่อให้ประหยัดพื้นที่การใช้งาน มีทีมงานที่เชี่ยวชาญดูแลเรื่องการใช้งานตลอด 24 ชั่วโมง และผู้ใช้บริการสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะเป็นความลับ

            7. Cloud Service บริการแบ็คอัพข้อมูลอยู่ในรูปแบบ IaaS ที่ครอบคลุมและคุ้มค่าที่ได้รวมบริการ license ระบบปฏิบัติการ Windows Server บริการแบ็คอัพข้อมูล ระบบที่ผู้ใช้บริการสามารถบริหารจัดการทรัพยากรได้ด้วยตัวเอง และสามารถเลือกสถานที่ (Site) ใช้บริการได้ แล้วยังสามารถใช้บริการเสริมสำหรับ Backup หรือ Replication ข้อมูลไปยัง DR-Site ได้อีกด้วย

            8. Carrier Data Center เป็นบริการให้เช่าพื้นที่ศูนย์ข้อมูลสำหรับติดตั้งอุปกรณ์เน็ตเวิร์คหรืออุปกรณ์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อเชื่อมต่อวงจรภายใต้ระบบสาธารณูปโภคพื้นฐานและการดูแลของ NT IDC สำหรับผู้ประกอบการที่มีใบอนุญาตประกอบกิจการโทรคมนาคมในประเทศ

            9. Hosted PBX (Cloud PBX) เป็นบริการให้เช่าระบบตู้สาขาโทรศัพท์ผ่านเครือข่าย Cloud Computing ที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อใช้งานทดแทนตู้สาขา (PABX) ทำให้ผู้ใช้บริการไม่ต้องลงทุนติดตั้งตู้สาขา สามารถติดต่อกันโดยใช้หมายเลขภายใน (Extension Number) โทรออกไปยังปลายทางอื่น ๆ โอนสาย ดึงสาย พักสาย รวมไปถึงมีระบบเสียงตอบรับอัตโนมัติ (IVR) โดยมีอุปกรณ์สำหรับใช้งาน VoIP เช่น IP phone ที่เชื่อมต่อกับระบบ Cloud PBX ผ่านอินเทอร์เน็ตของผู้ให้บริการรายใดก็ได้

            10. Contact Center บริการเฉพาะระบบหรือแบบ Turn Key มีบริการที่หลากหลายให้ผู้ใช้บริการได้เลือก เช่น Information Service เป็นบริการให้ข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ ตอบข้อซักถามพร้อมจัดเก็บข้อมูล, Complaint Centre บริการรับคำติชมหรือรับเรื่องร้องเรียน รวมทั้งให้ข้อมูลเพิ่มเติมและแจ้งความคืบหน้าของเรื่องร้องเรียน, Tele-sale บริการแนะนำและขายสินค้าทางโทรศัพท์, E-commerce Fulfillment ประสานงานซื้อ จัดส่งสินค้า และ Customer Satisfaction Survey บริการสำรวจและประเมินความพึงพอใจของลูกค้า เป็นต้น

บริการ NT จากคำบอกกล่าวของผู้ใช้บริการ

            จากบริการ Cloud ด้านต่าง ๆ ของ NT ที่ได้นำเสนอไป จะเห็นได้ว่า NT มีบริการที่หลากหลายเพื่อใช้ตอบโจทย์หน่วยงานต่าง ๆ ในแต่ละด้าน ยกตัวอย่างเช่น โรงเรียนนาคดีอนุสรณ์ จังหวัดสมุทรปราการ ที่ให้ความสำคัญกับการจัดเก็บข้อมูลโดยใช้ระบบ Cloud Storage เนื่องจากปัจจุบันทางโรงเรียนพบปัญหาเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นเอกสารจำนวนมาก ทั้งเอกสารภายใน เอกสารส่งออก ภาพกิจกรรมต่าง ๆ ภาพการเรียนการสอน สื่อการสอนวีดิทัศน์ ซึ่งแต่ละปีก็มีแต่จะเพิ่มมากขึ้น แต่โรงเรียนมีความจำเป็นต้องเก็บเอกสารเหล่านี้ไว้ใช้ในอนาคต ทางโรงเรียนจึงมีความไว้วางใจให้ NT เข้ามาช่วยให้คำปรึกษาและวางแผนพัฒนาระบบ Cloud Storage เพื่อการจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น อีกทั้งยังได้กล่าวถึงความประทับใจต่อ NT

            “ทางเรามีความประทับใจในสินค้าและบริการของ NT ในหลายส่วน โดยเฉพาะเรื่องการบริการที่มีความรวดเร็วในการเข้ามาแก้ไขปัญหา ทั้งในเรื่องของอินเทอร์เน็ตและเรื่องระบบเครือข่ายภายในโรงเรียน ทาง NT มีการติดต่อสื่อสารกับทางโรงเรียนเป็นอย่างดีอยู่เสมอ ช่วยดูแลให้คำแนะนำเป็นอย่างดี อีกทั้งในส่วนของความเสถียรของอินเทอร์เน็ตที่มีความเสถียรค่อนข้างมาก ทำให้สะดวกในการใช้งาน” คุณยุรี อินทรพันธ์ รองผู้อำนวยการโรงเรียนฯ

            ระบบ Cloud Storage ถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินงานขององค์กรทั้งภาครัฐและเอกชน โดยเฉพาะกับหน่วยงานราชการที่ข้อมูลทั้งของประชาชนหรือหน่วยงานรัฐเองเป็นสิ่งสำคัญ ต้องได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างดี รวมทั้งมีระบบที่สามารถเรียกใช้งานได้อย่างง่ายดาย สะดวก และไม่จำกัดสถานที่ NT รัฐวิสาหกิจด้านการสื่อสารและโทรคมนาคม มีความเข้าใจภาครัฐเป็นอย่างดีไม่ว่าจะเป็นเรื่องขั้นตอนการทำงาน การจัดการด้านการเงินและงบประมาณที่ซับซ้อน รวมทั้งความต้องการที่จะลดภาระด้านเอกสาร ดังนั้น จึงสามารถให้บริการแก่ทุกหน่วยงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจากองค์กรที่ทำงานด้านโทรคมนาคมมากกว่า 65 ปี

            หากต้องการคำแนะนำเบื้องต้นหรือมีข้อสงสัย รวมถึงต้องการปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ สามารถติดต่อสอบถามผ่านช่างทาง Facebook Page : NT shop กรุงเทพฯ และปริมณฑล หน้าเว็บไซต์ nt-metro-service.com หรือ Line@ : @ntsmesolutionbkk

แหล่งอ้างอิง
[1] https://bit.ly/3g6TmsL
[2] https://bit.ly/3fZP070
[3] https://bit.ly/2QxFPfW